Noções básicas sobre administração do Office: deveres, objetivos e elementos

Noções básicas sobre administração do Office

Compreender a administração do escritório não pode ser separado da noção de administração e entendimento do escritório.

De várias literaturas mencionou essa palavra administração em holandês é administração o que significa administração, gerenciamento das atividades da organização e gerenciamento de recursos como finanças, pessoal e armazém. Quanto à palavra espaço de escritório de acordo com o dicionário interpretado como tudoque está relacionado ao escritório como um local para a realização de vários tipos de atividades, incluindo planejamento, organização, mobilização, supervisão e controle de escritórios.

Várias literaturas também mencionam esse termo administração de escritório frequentemente igualado a gestão de escritório. Isso foi confirmado pelas Nações Unidas (1969), que afirma essencialmente que administração de escritório e gestão de escritório são iguais. Mesmo se você olhar para a história, o termo administração de escritório mais se referindo a assuntos estatais enquanto gestão de escritório consulte assuntos da empresa.

Entendendo a administração do Office de acordo com especialistas

Nesta base, os especialistas formularam compreensão da administração do escritório entre outros da seguinte maneira.

1. William Leffingwell e Edwin Robinson (1950) define a administração do escritório como um ramo da administração que lida com a implementação eficiente do trabalho no escritório, quando e onde o trabalho deve ser realizado.
2. George R. Terry (1966) definir administração do escritório comoplanejar, supervisionar e organizar o trabalho de escritório e mobilizar aqueles que realizam trabalho de escritório para atingir objetivos predeterminados.
3. Instituto de Gestão Administrativa (década de 1990) definir gerenciamento de escritório comoum ramo da administração que se concentra nos serviços para obter, registrar e analisar as informações, planejando e comunicando-as para proteger os ativos organizacionais e promover os próprios serviços administrativos para atingir as metas organizacionais.
4. H Evans (2009) no Ministério da Educação e Cultura (2016) define a administração do escritório como uma função relacionada ao gerenciamento e à direção de todas as etapas das operações da empresa, nomeadamente o processamento de dados, comunicação e memória organizacional.

Como tal compreensão da administração do escritório ou gerenciamento de escritório é uma série de atividades ou funções de gerenciamento relacionadas à implementação do trabalho de escritório para atingir os objetivos organizacionais declarados.

O trabalho de escritório em questão étrabalho administrativo e não administrativo. O trabalho de administração inclui o trabalho diretamente relacionado à escrita, correspondência, arquivamento, classificação, digitação, pessoal, gerenciamento financeiro, gerenciamento de equipamentos, cópia e geração de relatórios. Embora o trabalho não administrativo inclua um trabalho que não esteja diretamente relacionado ao trabalho escrito, como receber convidados, lidar com telefone, serviços de limpeza e serviços de segurança.

Deveres e objetivos da administração do escritório

Foi mencionado antes que a administraçãoescritórios é uma função de gerenciamento de assuntos relacionados ao trabalho administrativo, tanto administrativo quanto não administrativo. A administração abrange atividades de gerenciamento de dados e informações. O objetivo desta atividade é fornecer informações prontas para uso.

Quanto ao que se entende por informação prontaO uso é uma informação completa, relevante para o seu uso, oportuna, precisa e responsável. Enquanto isso, o trabalho não administrativo de escritório inclui atividades de serviço, gerenciamento de escritório e manutenção das instalações e infraestrutura da organização ou da empresa.

Os objetivos de administração do escritório, de acordo com George R. Terry (1966), são os seguintes.

• Ajudando as empresas a manter a concorrência.
• Forneça todas as informações completas e necessárias a quem, se e onde as informações são necessárias para a implementação eficiente da empresa.
• Forneça um trabalho administrativo cuidadoso.
• Ajude a fornecer um bom serviço aos clientes.
• Faça uma variedade de anotações que estão obtendo melhor qualidade, mesmo com um custo mínimo.
• Fornece uma variedade de notas e relatórios de boa qualidade, mesmo com custos mínimos.

Elementos da administração do Office

A tarefa da administração do escritório não é apenastrata apenas de questões administrativas, mas também inclui atividades colaborativas realizadas por um grupo de pessoas para atingir um objetivo comum. Essa atividade envolve vários elementos, como organização, gerenciamento, comunicação, informação, pessoal, finanças, material e relações públicas.

Assim, os elementos da administração do escritório são os seguintes.

1. Organização

A organização é um elemento da administração do escritórioo primeiro. O que se entende por organização é uma estrutura e também um local para realizar um esforço cooperativo. Mais detalhadamente, a organização se refere ao processo de estruturar, regular, compilar e dividir o trabalho de um esforço cooperativo.

De fato, o entendimento de uma organização como essa é mais precisamente chamado de organização (organizando) Assim, o que se entende por organizar ou organizando é um processo de agrupar pessoas, ferramentas,deveres, responsabilidades e autoridade destinados a criar uma organização que possa ser conduzida como um todo para alcançar os objetivos estabelecidos.

2. Gerenciamento

O segundo elemento da administração do escritório égestão. O que se entende por gestão é uma série de atividades estruturantes que incluem mobilizar pessoas e mobilizar instalações de trabalho, para que os objetivos da cooperação sejam realmente alcançados.

As funções de gerenciamento incluem planejamento, fabricaçãodecisão, direção, coordenação, controle e melhoria. Outra função de gerenciamento que precisa ser aplicada no processo de administração ou gerenciamento de escritórios é motivar os funcionários.

3. Comunicação

O próximo elemento da administração do escritório éa comunicação. O que se entende por comunicação é o processo de entrega de uma mensagem do remetente da mensagem ao destinatário da mensagem para atingir uma meta que é uma mudança de opinião, atitude ou comportamento. Na administração do escritório, a comunicação se relaciona ao arranjo ou gerenciamento de dados e informações necessárias por outras partes que trabalham juntas para atingir os objetivos estabelecidos.

4. Informação

O próximo elemento de administração do escritório que éintimamente relacionado à comunicação é a informação. Na administração do escritório, as informações são uma série de atividades, incluindo a coleta, gravação, processamento, duplicação, envio, armazenamento, manutenção, depreciação e destruição de informações.

5. Pessoal ou pessoal

Uma organização não funcionará sem elapessoal que sinergiza nele. O pessoal que trabalha em conjunto em uma organização deve ter experiência em um campo específico, para que, quando essas pessoas trabalhem bem juntas, os objetivos da organização também sejam alcançados. Isso requer um planejamento cuidadoso da análise do trabalho e descrições claras do trabalho, a fim de obter as especificações corretas do trabalho.

Na administração do escritório, o processo de planejamentoisso está intimamente relacionado à equipe ou ao pessoal. Assim, a equipe ou o pessoal da administração do escritório é uma série de atividades estruturantes que incluem pesquisa, aplicação, teste, aceitação, nomeação, colocação, classificação, desenvolvimento, bem-estar, transferência e demitimento de trabalhadores em uma cooperação para atingir determinados objetivos.

6. Finanças ou finanças

Um elemento da administração do escritório éNão menos importante é finanças ou finanças. O que se entende por finanças ou finanças é estruturar atividades que incluem a preparação de um orçamento, determinar a fonte de custos, como usar, contabilidade e prestação de contas para financiamento em uma cooperação, a fim de atingir determinados objetivos.

7. Matéria ou material

O próximo elemento da administração do escritório ématerial ou suprimentos. O que se entende por material ou suprimentos é uma série de atividades estruturantes que abrangem compras, registros, acordos de uso, manutenção e remoção de objetos em uma cooperação, a fim de atingir determinados objetivos.

8. Relações públicas ou relações públicas

O último elemento da administração do escritório é relações públicas ou relações públicas. O que se entende por relações públicas ou relações públicas é uma série de atividades estruturantes que incluem esforços para introduzir atividades organizacionais no meio ambiente e capturar os desejos e a atmosfera do ambiente em uma cooperação para atingir determinados objetivos.

Geralmente a função de relações públicas ou relaçõeso público é de responsabilidade de um funcionário em uma colaboração. Em certo sentido, o funcionário deve representar a cooperação em relação ao meio ambiente.

Este é o fim de nossa discussão sobre a administração do escritório em termos de entendimento, deveres, objetivos e elementos nele contidos. Espero que seja útil. Obrigada