บทช่วยสอนเกี่ยวกับวิธีการสแกนเอกสารด้วยเครื่องพิมพ์สำหรับผู้เริ่มต้น

หากคุณรู้สึกรำคาญอยู่แล้วด้วยเอกสารต่าง ๆ ที่คุณมีคุณควรสแกนทุกอย่างด้วยเครื่องพิมพ์ หลังจากการสแกนคุณสามารถกำจัดเอกสารเหล่านี้เพื่อไม่ให้เต็มห้อง เอกสารบางประเภทที่คุณสามารถกำจัดหลังจากสแกนแล้วรวมถึงหลักฐานการชำระเงินและใบเสร็จรับเงิน

นอกเหนือจากห้องพักกลายเป็น neaterเอกสารเหล่านี้จะค้นหาได้ง่ายขึ้นมากหากแต่ละชื่อมีคำอธิบายที่เพียงพอ เพื่อค้นหาเอกสารอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นคุณสามารถใช้ซอฟต์แวร์เช่นทุกอย่างที่ตรวจสอบไฟล์แบบเรียลไทม์เพื่อรวมไว้ในฐานข้อมูล กระบวนการดัชนีไฟล์ในทุกสิ่งยังทำงานได้อย่างรวดเร็วซึ่งประมาณ 1 นาทีต่อทุกๆ 1 ล้านไฟล์

ข้อดีอีกประการหนึ่งคือคุณสามารถสำรองผลลัพธ์การสแกนได้หลายครั้งถ้ารู้สึกว่าจำเป็น การสำรองข้อมูลนี้เป็นสิ่งสำคัญสำหรับเอกสารเช่นอนุปริญญาซึ่งโดยปกติจะต้องใช้ในการทำงาน หากคุณไม่ต้องการที่จะใส่ใจกับการสำรองข้อมูลด้วยตนเองคุณสามารถติดตั้ง Dropbox หรือ Google Drive เพื่อให้การสำรองข้อมูลสามารถทำงานโดยอัตโนมัติได้ตลอดเวลา ในส่วนต่อไปนี้เราจะอธิบายวิธีการสแกนเอกสารด้วยเครื่องพิมพ์

วิธีการสแกนเอกสารด้วยเครื่องพิมพ์

1. สิ่งแรกที่คุณต้องทำคือเปิดเครื่องพิมพ์และเชื่อมต่อสายเคเบิลเครื่องพิมพ์กับแล็ปท็อปหรือคอมพิวเตอร์ของคุณ

2. หลังจากนั้นให้วางเอกสารที่คุณต้องการสแกนบนเครื่องสแกน (ภาพ / ข้อความด้านล่าง)

3. เปิดแอปพลิเคชันสแกนเนอร์เริ่มต้นของเครื่องพิมพ์ของคุณ ที่นี่ฉันเป็นผู้ใช้เครื่องพิมพ์ Epson ที่มีชื่อแอปพลิเคชันสแกนเนอร์ สแกน EPSON, จากนั้นเลือก การสแกน.

4. รอให้กระบวนการสแกนเสร็จสิ้น

5. สำเร็จการสแกนเอกสารสำเร็จและคุณสามารถดูได้ในโฟลเดอร์ รูปภาพ (ตำแหน่งอาจแตกต่างกันฮะ).

การใช้การสแกนเอกสาร

เอกสารที่สแกนยังมีประโยชน์ในขอบเขตบริษัท หลังจากผลลัพธ์การสแกนถูกเก็บไว้บนเซิร์ฟเวอร์พนักงานทุกคนสามารถเข้าถึงเอกสารได้ตลอดเวลาผ่านทางคอมพิวเตอร์โดยไม่ต้องไปที่ห้องเก็บถาวรเพื่อค้นหาด้วยตนเอง

พื้นที่ที่เดิมใช้เพื่อจัดเก็บไฟล์เก็บถาวรสามารถใช้เพื่อวัตถุประสงค์อื่น บริษัท ไม่จำเป็นต้องจัดสรรงบประมาณเพื่อรักษาพื้นที่เก็บถาวรอีกต่อไป กล่าวอีกนัยหนึ่งการสแกนเอกสารไม่เพียง แต่มีประโยชน์ในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน แต่ยังช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายของ บริษัท อีกด้วย

เอกสารรูปกระดาษก็จะต้องแน่ใจเช่นกันคุณภาพลดลงตามกาลเวลา ไม่เช่นนั้นกับไฟล์ที่เก็บไว้ในคอมพิวเตอร์ ไม่ว่าไฟล์จะถูกบันทึกไว้นานแค่ไหนไฟล์นั้นก็จะมีลักษณะเหมือนกันเสมอ สิ่งที่คุณต้องระวังคือมัลแวร์ คำถามที่ต้องตอบคำถามคือฉันจะสแกนเอกสารด้วยเครื่องพิมพ์ได้อย่างไร

ปก

นั่นคือบทเรียนเกี่ยวกับวิธีการสแกนเอกสารด้วยเครื่องพิมพ์ เครื่องพิมพ์ที่มีฟังก์ชั่นเป็นสแกนเนอร์ได้รับการพิสูจน์แล้วว่าสามารถให้ประโยชน์มากมาย เครื่องพิมพ์ที่จะพิมพ์ในขณะที่สแกนเนอร์เพื่อแปลงเอกสารที่พิมพ์เป็นรูปแบบดิจิตอล

สำหรับบุคคลประโยชน์อาจไม่ให้ความรู้สึกจนกว่าคุณจะมีอาชีพที่ต้องจัดการกับเอกสาร แต่สำหรับนักธุรกิจโดยเฉพาะ บริษัท ขนาดใหญ่นั้นมีประโยชน์มากมายเพราะทุกวันพวกเขาต้องจัดการกับเอกสารใหม่และเก่า

หากเอกสารทั้งหมดถูกทิ้งไว้แบบฟอร์มกระดาษพื้นที่เก็บถาวรที่ต้องการจะเพิ่มขึ้นเป็นครั้งคราวตามจำนวนเอกสารที่เพิ่มขึ้น พนักงานยังไม่สามารถเข้าถึงเอกสารได้ทันทีเนื่องจากต้องค้นหาข้อมูลที่ต้องการในกองกระดาษจำนวนมากในตู้เก็บเอกสารแถวหนึ่ง